Главная - Обзоры - Организация архивного хранения документов
Дата: 12 октября 2021

Организация архивного хранения документов

Заказать архив документов — неизбежность для любой компании. От его правильной организации во многом зависит работа любой фирмы. Беспроблемное и бесперебойное функционирование любой компании во многом зависит от сохранности и доступности документальной базы, собранной за все время её существования. А это значит, что необходимо уделить особое внимание такой вещи, как организация архивного хранения документов.

Многие компании предпочитают идти по наиболее привычному пути, оставляя такой процесс, как организация архивного хранения документов, в ведении отдела делопроизводства. Однако, на сегодняшний день уже понятно, что это не всегда удобно. Часто данный отдел просто не справляется с подобным объемом работ. К тому же, огромное количество различных архивных бумаг просто нецелесообразно хранить в одном месте с актуальной документацией, которая повседневно используется в работе.

Два способа хранения документов:
создание отдельно структурного подразделения для этого вида работ;
заключение договора с профессиональной архивной фирмой, выполняющей подобный вид работ.
Что необходимо знать!
Организация архивного хранения документов должна отвечать нескольким условиям:

1. Помещение, выделяемое под архив организации, должно отвечать нормам хранения бумажных или электронных носителей.
2. В независимости от выбранного способа создания архива, ответственность за его функционирование лежит на руководителе компании.
3. Любые действия, связанные с архивом фирмы, должны подчиняться нормам законодательства РФ.
4. В зависимости от того, кто именно обращается к документам архива, устанавливается строгий регламент сроков их использования.
Важность ответственного подхода
Архив любой компании предназначен для выполнения ряда важных задач. Помимо ежедневного обращения к архивной документации, необходимой в работе по той или иной причине, архив временами является единственным уникальным источником информации для проведения научных и социальных исследований. Именно поэтому стоит уделять особое внимание такому процессу, как организация архивного хранения документов.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован.Обязательные поля помечены *

*