Главная - Советы - Аренда зала

Аренда зала

Конференции, семинары и тренинги принято проводить в конференц-залах на сайте. Для организаторов это возможность провести встречу в комфортной обстановке, обеспечив всем необходимым каждого участника.

Как правило, для многих организаторов подбор подходящего помещения начинается с запроса “снять конференц-зал” в «google», что является тактически неверным шагом. Перебирая варианты на разных сайтах, вы рискуете потерять время и получить неподходящий зал, который испортит впечатление людей от мероприятия.

Поиск необходимо начинать с формулирования ключевых требований к залу. Среди таких требований: вместительность, месторасположение, возможность убирать или добавлять места, наличие оборудования и пр..

I. Количество участников и месторасположение

Во-первых, определите количество человек, на которых рассчитано мероприятие. Это позволит сразу же отсеять слишком маленькие и слишком большие залы. Подбор пространства в соответствии с количеством посадочных мест и их вариабельности — важный этап. Если ваше мероприятие проводится по предварительной записи, то узнать количество посетителей будет несложно. Предусмотрев некоторое количество дополнительных мест, можно бронировать зал. В случае, если билеты продаются вплоть до начала мероприятия, необходимо уточнить возможность установки дополнительных мест или удаления лишних.

Определитесь с датой проведения мероприятия и предпочтениями размещения локации. В зависимости от типа мероприятия необходимо выбрать расстановку мест в зале.

Участникам должно быть комфортно добираться до конференц-зала. Если мероприятие планируется на будний день, учтите возможную загруженность центра и важных транспортных развязок города. Оцените возможность участников добраться до локации как на общественном транспорте, так и на собственном автомобиле. Не забудьте про особенности загруженности тех или иных частей города в выходные и праздничные дни — иногда транспортный вопрос в такие дни сложнее, чем будни.

II. Оборудование

Иногда организаторы мероприятий (тренингов, конференций, семинаров) выбирают конференц-зал, несоответствующий тем или иным запросам по техническим параметрам.

Заранее определитесь с необходимым для проведения встречи оборудованием. Возможно вам потребуется телевизор с большим экраном или проектор, мультимедийная или интерактивная доска, микрофоны, дополнительные источники питания. Убедитесь, что в зале достаточно сильный сигнал wi-fi. Постарайтесь учесть все детали. В вопросах технического обеспечения мероприятий мелочей не бывает.